Le CH de Lens depuis 2006 était en déficit chronique, avec 11 millions d’euros pour 200 millions d’euros de budget en 2011 et une structure vieillissante avec 77 % de taux d’obsolescence, a expliqué Matthieu Girier, directeur des ressources humaines (DRH) de l’établissement, lors du colloque organisé le 10 avril dernier par l’Association pour le développement des ressources humaines des établissements de santé et sociaux (Adrhess).
L’absentéisme a d’abord été “l’un des principaux points d’ancrage du contrat de performance, avec un chiffre très important, tout bête: un point d’absentéisme gagné est égal 1 million d’euros en moins de déficit”, a expliqué Matthieu Girier. Or l’absentéisme de l’établissement était en 2011 d’un peu plus de 10% -la moyenne nationale dans les établissements de santé est à 7%- avec “vraiment une marge de manoeuvre qui paraissait importante”.
Quatre pistes ont été identifiées dans le cadre du contrat de performance: développer la communication interne et “recréer du lien”, pour éviter “la logique de chapelle” dans cet établissement constitué de huit grands pavillons; sensibiliser les agents à la prévention des risques professionnels; prévenir les risques psychosociaux; arbitrer la décentralisation du processus de gestion et de suivi de l’absentéisme, c’est-à-dire “donner au terrain les moyens d’agir”.
Des indicateurs de suivi
L’hôpital a mis en place “des indicateurs robustes, qui concernent essentiellement des données de base”.
“Sur la base de ce suivi, on a essayé d’analyser” les causes des absences, a-t-il ensuite expliqué, estimant que “l’absentéisme est révélateur de quelque chose qui ne va pas ou quelque chose qui n’est pas forcément adapté ou […] compris”. De fait, “le contexte architectural et la situation financière dégradée” ont été les premières causes évoquées, ce qui devrait se régler avec le projet d’un nouvel hôpital.
Pour répondre aux problématiques organisationnelles internes aux services, l’hôpital a mis en place des actions de formation des cadres dans le domaine managérial (2012-13), un plan de développement spécifique de prévention des risques psychosociaux (2012-15), et a permis une évolution de la “culture de service” grâce à la mise en place de réunions régulières (réunions de cadres de pôle, des comités de pilotage de pôle, etc.).
Un outil de gestion
L’hôpital a mis en place une cellule de gestion et de pilotage des trois pools de remplacement, avec un poste de cadre de santé commun à la DRH et à la direction des soins (DSS), et qui assure le suivi des demandes des pôles. Pour asseoir son fonctionnement, il a été créé en interne un outil baptisé Venus, “un gros tableur Excel en réseau qui permet un suivi en temps réel des différents absentéismes dans les différents services”, a résumé Matthieu Girier.
Celui-ci regroupe un outil de remontées de terrain, un autre permettant aux directions d’orienter les ressources internes en transmettant les informations de façon automatique à la DRH pour arbitrage et à l’unité de gestion des contractuels pour la préparation des contrats, et un tableau de synthèse permettant un visionnage annuel, pôle par pôle.
L’outil Venus est “le coeur du réacteur”, a souligné ce DRH. Il a permis la mise en place d’un moyen de communication entre la DRH, la DSS et les pôles, d’harmoniser les outils de déclaration et de demandes, d’alléger les moyens de réponses, mais aussi de favoriser la mise en place d’un “vrai travail d’équipe”, et de “simplifier et fiabiliser” le circuit de l’information entre les directions et les cadres de proximité.
Venus est “la jauge indispensable du niveau de la consommation de l’enveloppe de remplacement accordée à chaque pôle”.
En tout cas, c’est “une solution qui a fait ses preuves et qui participe directement au rétablissement de la situation budgétaire et financière de l’établissement”, a estimé le DRH. L’Agence nationale d’appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux (ANAP) avait fixé un objectif de -1 point. “On est à -0,8, avec un déficit passé de 6 millions d’euros en 2012 à 5 millions en 2013” .
Rédaction ActuSoins, avec Direct Hôpital