L’équipe de suppléance : un pool indispensable pour assurer la continuité des soins

Leur existence n’est pas récente. Pourtant, elles sont rarement sur le devant de la scène. Les équipes de suppléances ou « pools de remplacement », principalement composées d’infirmiers, jouent un rôle fondamental au sein des établissements hospitaliers pour assurer la continuité des soins. 

« Au sein de notre Groupement hospitalo-universitaire (GHU), les établissements qui ne disposent pas d’une équipe de suppléance sont plutôt à la marge », observe Fabienne Banchet, directrice des soins à l’hôpital Ambroise Paré et Coordonnatrice générale des soins adjointe pour le GHU Assistance publique-Hôpital de Paris (AP-HP) Paris Saclay.

Répondre à un problème d’effectifs

Quelles que soient les structures, la mission des équipes de suppléance consiste à garantir la continuité de soins et à réduire le recours à l’intérim, en palliant l’absentéisme de courte, moyenne ou longue durée dans les services hospitaliers. Les infirmiers de ces équipes – mais aussi, dans certains établissements les aides-soignants –, occupent un rôle majeur pour l’accueil des patients et le maintien des activités dans les différentes unités d’hospitalisation. Lorsque les ressources au sein de ces équipes ne permettent pas de répondre aux besoins, le recours aux vacataires et/ou à l’intérim peut alors, selon les situations et les établissements, s’avérer nécessaire.

Au CH d’Auch (Gers), le pool de remplacement a été mis en place il y a une dizaine d’années. Composé de cinq infirmiers et de neuf aides-soignants, « son objectif est de couvrir les absences longues, afin d’éviter que le service soit déstabilisé dans son fonctionnement et sécuriser les organisations », explique Nathalie Gallato, directrice des soins.

À Dole, dans le Jura, le CH Louis Pasteur dispose de six Équivalents temps plein (ETP) pour l’équipe de suppléance créée en 1990. « Mais en réalité, nous avons 2.8 infirmiers disponibles pour assurer les missions de suppléance ponctuelles car les autres soignants sont affectés sur des remplacements longs », indique Marie-Ange Boichut, directrice coordonnatrice générale des soins. Ces dernières années, l’encadrement s’est rendu compte que ce service n’était plus très attractif pour les soignants, davantage à la recherche de remplacements longs. « Dès lors qu’il y avait des ouvertures de poste, les infirmiers de l’équipe du pool y postulaient, se rappelle-t-elle. Nous ne parvenions pas à les maintenir à la suppléance. Pour la rendre attractive, nous avons donc créé une mission de remplacement long afin de les garder dans le pool. » Pour autant, « nous ne voulons pas que cette équipe serve uniquement à suppléer des arrêts longs, précise Karine Tepinier, cadre du pool de remplacement. Tous les infirmiers de l’équipe peuvent en faire mais la mission première demeure les remplacements inopinés. »

Cet article a été publié dans le n°57 d’ActuSoins magazine (juin 2025).

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À la recherche d’infirmiers réflexifs

Les infirmiers qui choisissent d’exercer au sein d’une équipe de suppléance partagent généralement des points communs à commencer par un intérêt pour la polyvalence. « S’ils ont choisi la suppléance, c’est qu’ils souhaitent développer des compétences dans différentes spécialités et ne veulent pas se fixer sur un secteur, observe Céline Perrudin, cadre supérieure de santé, en charge de l’équipe de suppléance à Ambroise Paré, précisant que l’équipe est composée d’une vingtaine d’infirmiers. La suppléance est aussi pour eux un moyen de s’extraire des problématiques internes aux équipes. » D’autres ne veulent pas se fixer sur une compétence ou une expérience, et préfèrent exercer dans des spécialités variées. Les jeunes diplômés sont également particulièrement intéressés par ce mode d’exercice formateur tandis que des infirmiers plus expérimentés y trouvent un moyen de donner un nouvel élan à leur carrière. Ancienne aide-soignante, Solange Brahim Ben Mohamed a fait le choix, une fois diplômée de l’Institut de formation en soins infirmiers (IFSI), de rejoindre l’équipe de suppléance de l’hôpital Ambroise Paré, « car pour moi la meilleure façon d’apprendre est de se challenger, soutient-elle. Lorsque nous effectuons des remplacements dans les services, nous vérifions tout. Nous ne faisons aucune impasse car en raison de notre mode d’exercice, notre vision n’est pas centrée sur la spécialité en question. Nous devons toujours être à notre maximum, ce qui, pour certains, peut représenter un stress. » Cela explique aussi pourquoi les infirmiers doivent parfois « montrer patte blanche » pour intégrer l’équipe. Outre la nécessité de détenir un bon socle de connaissances et de compétences, ils doivent faire preuve d’une certaine autonomie, de polyvalence et disposer d’une grande faculté d’adaptation. « Nous avons des jeunes diplômés et des professionnels plus expérimentés mais dans tous les cas, ils doivent savoir faire preuve de diplomatie et de souplesse car il faut pouvoir s’adapter à toutes les organisations, aux habitudes des services et à la variété des situations cliniques », énumère Régine Royal, cadre de santé du pool de remplacement du CH d’Auch. Et Nadine Gallato d’ajouter : « Ils doivent être “avisés”, savoir où et comment trouver les bonnes informations pour les prises en charge. » Ce sont des infirmiers réflexifs. « Je recherche des personnes qui démontrent des facultés d’adaptation élevées et de la rigueur dans le travail, confirme Christophe Lambard, cadre supérieur de santé à la direction de soins, chargé des missions Ressources humaines au sein du GHU Paris psychiatrie & neurosciences. Les profils doivent être très dynamiques. Mon souci reste la qualité et la sécurité des prises en charge. »  Ouafae, ancienne infirmière du service de suppléance du GHU a justement été attirée par le défi que représente ce mode d’exercice. « J’avais aussi besoin de prendre de la distance avec la notion d’équipe, souligne-t-elle, précisant avoir précédemment exercé au sein d’un foyer post-cure. Faire partie d’une équipe sans en faire partie réellement me convenait. » Et de poursuivre : « Au début, c’était stressant car avant de rejoindre le pool, je n’avais plus effectué de soins techniques depuis deux ans. Mais en arrivant dans ce service, j’ai été doublée pendant deux semaines. »

Lorsqu’ils intègrent une équipe de suppléance, les infirmiers ne sont pas d’emblée laissés seuls en autonomie sur le terrain. Des parcours d’intégration sont organisés. Ils sont généralement encadrés les premières semaines à la fois par des infirmiers de l’équipe de suppléance mais aussi par des professionnels des services d’hospitalisation. À Dôle par exemple, les infirmiers sont en tuilage pendant deux semaines dans les principaux services où ils vont être amenés à travailler. « Les infirmiers ne peuvent pas immédiatement être experts, mais nous veillons à ce qu’ils aient la capacité d’assurer la continuité des soins », indique Marie-Ange Boichut. « Un vrai lien de confiance se tisse entre les infirmiers et les gestionnaires des équipes de suppléance, poursuit Fabienne Banchet. Les infirmiers nous préviennent lorsqu’ils se sentent prêts à exercer en autonomie ».

L’organisation du dispatch

Les infirmiers des équipes ont généralement leur planning plusieurs mois à l’avance afin de connaître leurs jours de travail et de congés. En revanche, l’affectation dans les services au sein desquels ils vont assurer les remplacements varie. « Lorsque nous recrutons des infirmiers, nous les interrogeons sur leurs appétences, leurs souhaits, et nous nous adaptons, fait savoir Fabienne Banchet. Nous n’imposons rien, d’autant qu’aujourd’hui les recrutements sont précieux. »

À l’hôpital Ambroise Paré, les cadres des services enregistrent leurs demandes de remplacement sur un logiciel dédié (voir encadré p X). La cadre responsable de l’équipe de suppléance collige les demandes et les transmet aux infirmiers qui candidatent alors, via une application numérique, sur les missions de leurs choix. Au sein de cet établissement, l’équipe de suppléance est généralement amenée à suppléer les arrêts de moyennes et longues durées. « Nous essayons de maintenir les infirmiers plusieurs jours dans une même unité afin qu’ils aient un suivi dans la prise en charge des malades, rapporte Fabienne Banchet. C’est plus qualitatif pour le service qui cherche aussi de la stabilité. » Pour les arrêts inopinés, si un infirmier de l’équipe est disponible, il sera affecté sur le secteur concerné mais ce n’est pas toujours possible. « Généralement, ces arrêts sont gérés par des infirmiers volontaires pour effectuer des heures supplémentaires », précise Céline Perrudin. À Dole, le dispatch est sensiblement similaire. C’est lors des réunions d’effectifs, qui ont lieu tous les 15 jours, que les services transmettent leurs besoins. « Nous décidons ensuite, pour les remplacements longs, qui nous allons affecter en fonction des compétences et des affinités des infirmiers », indique Marie-Ange Boichut. Pour les arrêts inopinés, chaque cadre remplit une fiche de besoins, la transmet à son cadre supérieur, qui la valide et l’envoie à Karine Tepinier, cadre du pool de remplacement. Les cadres peuvent aussi adresser des demandes pour des agents en vacances, en RTT ou en formation mais ces remplacements ne sont pas prioritaires car ils ont pu être anticipés.

Au CH de Auch, tous les mois, « les cadres m’envoient leurs besoins pour l’absentéisme long et je fais le planning des infirmiers de l’équipe trois mois à l’avance avant de leur donner des affectations un mois à un mois et demi avant, explique Régine Royal. « Ils sont une majorité à préférer travailler deux jours consécutifs maximum, dans le même service. » Pour les absences inopinées, l’établissement dispose d’un logiciel sur lequel les infirmiers volontaires peuvent s’inscrire.

Quant au GHU Paris psychiatrie & neurosciences, les cadres effectuent leur demande de remplacement sur un logiciel. La priorité est donnée aux remplacements longs, ce qui est apprécié des soignants de l’équipe. « S’ils me restent des effectifs, je peux les envoyer sur des remplacements inopinés », précise Christophe Lambart.

Animation d’équipe

Les infirmiers des équipes de suppléance ont donc la particularité d’être dispatchés dans différents services et spécialités. Comment alors développer un sentiment d’appartenance ? À Auch, « nous avons la chance d’être dans un hôpital à taille humaine, nous nous croisons donc quotidiennement, fait savoir Régine Royal. Nous avons aussi un groupe mail commun, de même que les infirmiers suivent des formations communes. » Tous les trois mois, une réunion de service est également organisée pour créer cette identité à un service.

À Amboise Paré, « même si les professionnels de la suppléance sont positionnés sur les différents services de l’hôpital, il existe chez eux un véritable sentiment d’appartenance, assure Fabienne Banchet. Des sweats floqués “équipe de suppléance” leur ont été offerts. C’est peut-être un détail mais cette distinction est importante pour eux. » Comme dans tout service hospitalier, une véritable animation de cette équipe est mise en place. Des réunions sont organisées tous les deux à trois mois par le cadre responsable, et de manière régulière, avant ou après leur service, les infirmiers vont le voir pour échanger sur différents sujets, problématiques ou besoins particuliers. « Ils sont solidaires, ils travaillent en équipe et partagent des projets communs tels que la rédaction d’un livret d’intégration des nouveaux membres de l’équipe », souligne Céline Perrudin. « Travailler à la suppléance ne convient pas à tout le monde, prévient Solange Brahim Ben Mohamed. Il faut pouvoir exercer “sans attache”. Pour autant, nous sommes une équipe. » Ce lien qui les unit n’est pas palpable, « nous devons donc l’entretenir, notamment en nous voyant en dehors de l’hôpital pour apprendre à nous connaître », soutient-elle. L’équipe dispose aussi d’un local de détente pour le déjeuner par exemple, et d’un groupe Whatsapp, « La team sup’ ». « Ce sont des petites choses mais elles ont leur importance », conclut-elle.

Laure Martin

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Cet article a été publié dans ActuSoins Magazine
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