Une valise numérique pour une nouvelle culture du management

Depuis quatre ans, l’Institut de formation des cadres de santé (IFCS) du CHU de Rouen forme les futurs cadres à la culture numérique. Un outil dédié, la valise numérique collaborative, leur permet d’appréhender au mieux cet univers. En quoi consiste-t-il ?  

© altaykaya / I-Stock

« Je me suis rendu compte, après une observation de terrain, que les cadres de santé ont un peu de retard sur l’emploi du numérique dans leur management, rapporte Loïc Martin, cadre supérieur de santé, formateur à l’IFCS, à l’origine de la valise numérique collaborative. Ils sont dans un usage "basique" du numérique, comme la suite bureautique ou les logiciels de commande et de planning. »

En parallèle de ce constat, son analyse des différentes lois santé le conforte dans la nécessité pour les professionnels de santé, de se saisir des outils du numérique. « La stratégie nationale de santé 2018/2022, la loi santé de 2019 mais aussi le programme Hôpital numérique de 2011, précisent clairement que les promesses du numérique doivent être appréhendées par les soignants », insiste-t-il.

Ces outils peuvent devenir des atouts majeurs dans la pratique managériale quotidienne des cadres. En les interrogeant sur leurs problématiques, Loïc Martin constate alors que des préoccupations basiques les empêchent d’être efficaces dans leur travail : un disque dur partagé par le service qui s’utilise en « lecture seule » et ne peut donc pas être employé par deux cadres au même moment, un fichier trop lourd qui ne peut pas être envoyé par email, des déplacements de 45 minutes pour une réunion d’une heure générant une perte de temps et un impact écologique.  

Le contenu de la valise

Le formateur s’atèle alors à l’élaboration d’un concept de solutions numériques pour aider le travail des cadres. Sa finalité est de leur permettre d’être plus efficaces afin de gagner du temps au bénéfice des relations de proximité avec les équipes paramédicales. « Dans la valise numérique collaborative, j’ai identifié neuf solutions gratuites, faciles d’utilisation et ergonomiques », souligne-t-il.

Parmi ces outils :

• le bloc-note numérique, qui permet de prendre des notes s’intégrant directement à l’ordinateur. Différentes zones de travail indépendantes les unes des autres permettent de collaborer dans un onglet sans que les autres soient consultables par tous.
• Google doc pour le traitement de texte synchrone.
• l’usage du cloud pour sécuriser le stockage des données sans avoir recours à une clef USB qui peut facilement être perdu.
• les sondages Doodle pour éviter l’envoi d’un email avec une multitude de réponses à répertorier.
• la visioconférence pour organiser des réunions à distance et éviter des déplacements trop nombreux, une solution utile au CHU de Rouen organisé autour de cinq sites.
• le transfert de fichier pour l’envoi de fichiers lourds.
• l’usage de tableaux collaboratifs afin d’identifier des actions, des responsables, des priorités, puis leur état d’avancement et les résultats.
• les murs collaboratifs pour travailler en mode « projet » en équipe.

Réfléchir et s’organiser différemment

Pour former les cadres, Loïc Martin les met en situation pratique et « ils constatent rapidement l’impact de ces outils sur le travail collaboratif », se félicite-t-il.

Et de poursuivre : « Je ne demande bien entendu pas aux cadres formés d’utiliser l’ensemble de ces outils. Mon objectif est d’ouvrir les esprits, de les sensibiliser à l’usage du numérique, d’être dans une utilisation un peu plus habile, de montrer que des solutions existent pour améliorer leur quotidien tout en aillant conscience des limites. » C’est aussi pour lui une façon d’éduquer aux médias, aux avantages et aux risques en termes de sécurité des données, de cyberattaque.

Un frein : le matériel et les solutions dont ils disposent à leur poste. « J’essaye de faire en sorte que les solutions proposées ne soient pas bloquées par des filtres », précise-t-il.

Autre limite : jusqu’à quel point les cadres sont-ils prêts à faire usage de leur téléphone personnel, nécessaire parfois pour certains outils, dans leur pratique professionnelle ? « C’est un sujet qui peut être assez sensible », reconnaît Loïc Martin.

Il est aujourd’hui sollicité par des Groupements hospitaliers de territoire (GHT) et d’autres établissements de santé, pour présenter sa solution. « Les soignants sont plus ouverts et l’acceptation du concept est bien meilleure aujourd’hui qu’il y a trois ans », conclut-il.

Laure Martin

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