Comptabilité : quelles règles respecter ?

Comme chaque année au printemps, les infirmières libérales doivent s’atteler à la fameuse déclaration 2035. Mieux vaut ne pas s’y prendre au dernier moment pour faire ses comptes. Une déclaration de revenus se prépare toute l’année. Article paru dans le numéro 31 d'ActuSoins (décembre 2018).

©iStock/AdamRadosavljevic

La déclaration fiscale professionnelle 2035 concerne toutes les personnes physiques et morales qui déclarent leurs revenus à l'impôt, dans la catégorie des Bénéfices non commerciaux (BNC), ce qui est le cas des infirmières libérales (idels). La déclaration 2035 est une liasse fiscale qui doit être déposée chaque année début mai.

Les infirmiers libéraux doivent donc tenir régulièrement leur comptabilité afin de connaître leur bénéfice qui va servir de base aux impôts mais aussi pour le calcul de leurs cotisations auprès de l’URSSAF ou de la Carpimko (1). Dans la synthèse de la comptabilité disponible en fin d’année il doit y avoir :

  • le total des recettes
  • le total des dépenses

La différence entre les deux donne le BNC qui correspond au revenu net avant impôts sur le revenu.

Le contenu de la 2035

La déclaration 2035 récapitule le résultat fiscal, les plus-values, les exonérations et abattements pratiqués par l’infirmière libérale ainsi que toutes les annexes. Tenir une comptabilité de trésorerie consiste à enregistrer dans des cahiers ou dans un logiciel les dépenses payées et les recettes perçues, en fonction du mode de paiement et de sa nature. Il est possible d’avoir une comptabilité manuelle, les écritures de recettes et de dépenses sont enregistrées dans des colonnes. En cas de comptabilité informatique, les écritures se font dans des journaux.

Attention une dépense n’est déductible que si elle est professionnelle, réelle et justifiée, si elle est effectivement payée au cours de l'année d'imposition et si elle est comptabilisée.

Par ailleurs, certaines dépenses peuvent être à usage mixte (professionnel et privé) : automobile, local dans la maison d’habitation, téléphone. Il convient de déterminer avec le plus de cohérence possible la part déductible à déclarer en tant que dépenses professionnelles.

De plus, il faut bien faire la distinction entre les dépenses et les investissements. Une dépense professionnelle est une dépense dont la déduction intervient en une seule fois, l’année de son paiement. Elle concerne du matériel ou des services consommés dans l’année. Un investissement ou immobilisation est un bien durable dont l’infirmière est propriétaire. La durée d’utilisation s’étale sur plusieurs années. La déduction ou amortissement va aussi être échelonnée sur cette durée. Aussi, la tenue d’un registre des immobilisations et amortissements est obligatoire.

Il faut bien entendu s’assurer que la comptabilité est juste. Le total des sommes enregistrées en Banque, c'est-à-dire toutes les recettes, diminué des dépenses donne le solde comptable. Il faut ensuite pointer les écritures afin de vérifier qu’elles figurent à la fois en comptabilité et sur les relevés bancaires. Si ce solde pointé est strictement égal au solde qui figure sur le relevé bancaire à la même date, la comptabilité est juste.Il est d’ailleurs fortement conseillé d’ouvrir un compte bancaire ou postal pour les opérations professionnelles.

Eviter la majoration de 25 %

© iStock/OcusFocus

La déclaration 2035 permet à l'administration fiscale de calculer l'impôt sur le revenu du professionnel. Pour faire ce calcul, elle majore en principe le résultat fiscal de 25 %.

Pour éviter cette majoration, le professionnel libéral à plusieurs options. Il peut soit faire appel à un expert-comptable qui a conclu une convention avec l'administration fiscale, soit adhérer à une association de gestion agréée (AGA), soit adhérer à un Organisme mixte de gestion agréé (OMGA). Ces professionnels procèdent à un contrôle de cohérence de la déclaration.

Pour informer l'administration fiscale et empêcher la majoration de 25 %, certains renseignements doivent figurer sur la déclaration 2035 ou ses annexes : nom, adresse, téléphone, télécopie, numéro d'agrément et le cachet de l'AGA ou de l'OMGA.

Le résultat fiscal ou revenu déclaré sur la liasse ou déclaration 2035 doit être reporté sur la déclaration d'impôt sur le revenu du foyer fiscal du professionnel.

Garder les pièces justificatives

Pour effectuer au mieux sa comptabilité, il faut impérativement garder un certain nombre de pièces justificatives: les factures, les actes d’acquisition. En cas de contrôle fiscal, ces justificatifs peuvent être demandés, et à défaut, les dépenses ne sont pas déductibles. Le temps de conservation varie en fonction des pièces : six ans pour les dépenses professionnelles, toute la durée d’utilisation des investissements dont vous êtes propriétaire et faisant partie de votre patrimoine professionnel (voiture, ordinateur).

Certains documents doivent être conservés en permanence : bordereaux de remises de chèques, relevés bancaires, souches de chéquiers, contrats de bail, contrats de location, tableaux d’emprunt des biens professionnels, agenda de tournée... 

Laure Martin, avec la collaboration de l’Ordre national des infirmiers (Oni)

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(1) Caisse autonome de retraite et de prévoyance des infirmiers, masseurs-kinésithérapeutes, pédicures-podologues, orthophonistes et orthoptistes.

Cet article est paru dans le n°31 d'ActuSoins Magazine.

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Le prélèvement à la source

A partir du 1er janvier 2019, la loi sur le prélèvement à la source entre en vigueur et concerne les libéraux titulaires de BNC. Les impôts acquittés par les infirmiers en 2018 ont concerné les revenus de 2017 et les impôts payés en 2019 concerneront les revenus de 2019. L’administration fiscale a exclu du dispositif les bénéfices de 2018 non-exceptionnels. Seulement, ces derniers ne doivent pas dépasser les bénéfices perçus en 2015, 2016 et 2017. Sinon, les revenus de 2018 seront imposables à hauteur de la différence constatée entre les bénéfices de 2018 et le bénéfice le plus élevé des trois années citées précédemment.

Les infirmiers libéraux vont payer l’impôt sur les revenus de l’année en cours, mensuellement ou trimestriellement. Le prélèvement s’effectuera directement sur son compte bancaire. Le paiement se fera sous forme d’acomptes prélevés par l’administration fiscale. Ces derniers seront calculés sur les revenus de 2017 à partir des revenus déclarés au printemps 2018. La déclaration de revenus effectuée au printemps 2019 sur les revenus de 2018 enclenchera la réévaluation de l’acompte dû par les professionnels libéraux.

Si l’infirmier connaît un changement de situation (mariage, naissance d’un enfant) qui fait varier ses bénéfices, il pourra demander une mise à jour du montant de l’acompte, et demander un report des échéances dans la limite de l’année civile concernée.

Concernant la déclaration annuelle, elle devra toujours être remplie par les infirmiers puisque c’est elle qui permettra de faire le bilan de l’ensemble des revenus et prendra en compte les réductions ou les crédits d’impôt.

Pour ceux qui débutent leur activité, deux options vont s’offrir à eux pour la mise en place du prélèvement à la source : soit l’infirmier versera un acompte dès l’année de création de son cabinet grâce à l’estimation de son bénéfice et en fonction de ses résultats, sa situation sera régularisée l’année suivante. Soit il attendra septembre de l’année suivante (2020) pour la liquidation définitive de son impôt.

Les infirmières libérales exerçant dans en cabinet ou Maison de santé pluridisciplinaire et salariant des collaborateurs vont être chargées d’appliquer les taux de prélèvement sur leurs salaires. Cette démarche repose sur la simplification de la Démarche Sociale Nominative (DSN). L’administration fiscale doit normalement faire connaître le montant des retenues à appliquer pour chaque salarié.

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